Nueve cosas que NO debes hacer para que tu trabajo sea más efectivo

Normalmente, los “not-to-do lists” son más efectivos que los “to-do lists”. ¿Por qué? Porque lo que NO haces determina lo que SÍ puedes hacer.

Aquí se presentan nueve hábitos comunes y estresantes que, tanto emprendedores y empleados de oficina, deben tratar de eliminar. Priorizarlos y trabajarlos uno a uno es la mejor manera de completarlos.

1. No contestar llamadas de números desconocidos

Mientras trabajas, no contestes llamadas de números desconocidos. Generalmente, estas interrupciones no deseadas solo causan distracción, desconcentración y retraso en los trabajos. Deja que esa llamada vaya al buzón de voz o espera a recibir un mensaje o correo.

2. Que enviar correos electrónicos no sea lo primero en la mañana ni lo último en la noche

Contestar correos en la mañana puede cambiar tu orden de prioridades en las tareas y contestarlos muy tarde puede causar insomnio. Mejor espera a terminar al menos una de las tareas más importantes que tienes pendiente para el día y más tarde en la mañana, contestas tus emails.

3. No aceptar unirse a llamadas o reuniones sin una agenda previa u hora de finalización ya establecida

Si el resultado deseado se establece con anticipación y una lista de temas a cubrir y preguntas a contestar durante la reunión, esta debe ser breve y no tomar mucho tiempo. Solicítala con anticipación para que la puedas estudiar y aprovechar el tiempo.

4. Evitar divagar

Trata de no desviar los temas en el ambiente laboral. Trata de ser breve y, sin ser cortante, ve al grano en las conversaciones con los compañeros.

5. No revisar el email constantemente

Planifica revisarlo a ciertas horas. Concéntrate en tu trabajo y trata de no responder a mensajes estresantes. Mejor, configura un mensaje de respuesta automática y revisa tu bandeja de entrada pocas veces al día.

6. No comunicarse demasiado con clientes de bajo beneficio y que requieran de mucho mantenimiento

No se puede complacer a todo el mundo. Haz un análisis 80/20 de tus clientes de dos maneras: ¿qué 20% produce más del 80% de mis ganancias y qué 20% consume el 80% de mi tiempo? Luego, pon el menos productivo en piloto automático citando cambios en las políticas de la empresa. Envíales un correo electrónico con nuevas reglas como viñetas: número de llamadas telefónicas permitidas, tiempo de respuesta del correo electrónico, pedidos mínimos, etc. Ofréceles dirigirlos con otro proveedor si no pueden cumplir con las nuevas políticas.

7. No trabajar demás para “bajar el rush”—priorizar

Si no se establecen prioridades, todo parece urgente. Por eso, es mejor priorizar las tareas de cada día. A veces, solo basta con dejar que pasen pequeñas cosas malas como no devolver una llamada a tiempo y disculparse, pagar una pequeña tarifa con retraso o perder un cliente irrazonable para que las cosas tomen importancia. La respuesta al ajoro y el mucho trabajo no es hacer más, sino definir las cosas que realmente pueden cambiar de manera considerable el negocio y la vida.

8. No enfocarse en el celular 24/7

Es importante desconectarse del celular y la tecnología al menos una vez a la semana. No pasa nada si alguien llama en tu día libre y le devuelves la llamada luego. Esto no significa que ignores las situaciones que puedan ocurrir, pero implica no darle demasiada importancia. Esta práctica puede resultar relajante los fines de semana, o al menos, el sábado.

9. No pretender llenar vacíos sociales o emocionales con el trabajo

El trabajo no lo es todo en la vida. Tus compañeros de trabajo no deben ser tus únicos amigos. Programa cada día y defiende tus días libres tanto como si fueran una reunión importante. No dejes trabajos para el fin de semana. De ser necesario, esfuérzate y enfócate por trabajar en horarios ajustados para mantener tu productividad, pero no pases tu tiempo libre trabajando o pendiente a tu correo.

A veces, no sabemos bien cómo empezar con el trabajo y concentrarnos, pero eso solo es posible mediante la concentración y la eliminación de la distracción. Una buena manera de comenzar a hacer es saber qué no hacer. A fin de cuentas, el propósito es el mismo, completar las tareas.