Entonces, ¿cómo se puede administrar de manera efectiva las demandas de su atención y tiempo para los empleados? Basado en su popular charla TED sobre la elección, Lyengar comparte cinco estrategias para navegar por la sobrecarga de información en el lugar de trabajo.
1. Sea selectivo al elegir
Según Lyengar, los trabajadores del conocimiento que administran bien su tiempo regularmente se preguntan: «¿Vale la pena mi tiempo o es algo que debería delegar?»
Con tantos correos electrónicos que responder, reuniones a las que asistir, proyectos en los que participar y tareas que completar, los trabajadores del conocimiento deben convertirse en guardianes de su propio tiempo y atención. Sin ser exigente de esta manera, es menos probable que los trabajadores del conocimiento sean proactivos donde más se necesita su atención. “En lugar de abordar realmente sus prioridades, terminan apagando incendios. Están siendo más reactivos a lo que les sucede minuto a minuto, día a día”, dice Iyengar.
Cuando eres selectivo, puedes deshacerte de lo que es menos importante y delegar o subcontratar tareas que no se alinean con tus fortalezas e intereses. Al eliminar esos elementos de su lista de tareas pendientes, puede dedicar más tiempo y capacidad intelectual a actividades que agregan valor.
2. Identifique de tres a cinco prioridades
El cerebro humano puede recordar alrededor de siete cosas, más o menos, en cualquier momento, según Iyengar. Y si tiene que seguir mirando su lista de tareas pendientes, eso es un problema. Ella recomienda reducir sus prioridades a las tres o cinco cosas que más le importan, ya que incluso siete pueden ser demasiado.
Una vez que tenga su lista, Iyengar recomienda ir un paso más allá para concentrarse exactamente en lo que debe hacer para lograr cada uno. Para evitar la sobrecarga de información, sugiere hacerse tres preguntas:
- ¿Cuál es el problema que estoy tratando de resolver?
- ¿Cómo descompongo este problema?
- ¿Qué información necesito para encontrar la mejor solución?
Al ser muy específico sobre lo que está buscando y por qué, puede acercarse a la información de manera proactiva, en lugar de reaccionar a todo lo disponible.
3. Comprender la importancia
No todas las tareas y decisiones son iguales. Por ejemplo, decidir qué desayunar requiere menos tiempo e investigación que, digamos, decidir si aceptar una nueva oferta de trabajo.
Saber dónde cae una decisión o elección en la jerarquía de importancia puede ayudar a evaluar cuánto tiempo invertir en ella. A veces, es posible que deba «elegir nada menos que lo mejor», dice Lyengar, y otras veces, la acción ideal es «simplemente detenerse porque es lo suficientemente bueno para tomar esta decisión».
Al identificar qué opciones merecen mucho tiempo e investigación y cuáles no, se libera para tomar decisiones efectivas cuando sea necesario.
4. Ponga un límite de tiempo en la recopilación de información
Sin establecer parámetros a tiempo, los trabajadores del conocimiento pueden verse absorbidos por la información y la sobrecarga de opciones. Como señala Iyengar, la abundancia de información puede ser adictiva y seductora.
Para evitar agujeros de conejo improductivos, Iyengar recomienda poner un límite de tiempo en la recopilación de información. “Ya pasaron los días en los que simplemente decías: ‘Oye, déjame explorar y ver a dónde voy’”, dice, “porque pasarán dos horas y te darás cuenta de que no has hecho nada”.
La forma en que usa su tiempo asignado puede variar; lo que es clave es ser estratégico al respecto. “Para algunos de nosotros, puede decidir que es más importante pasar una o dos horas explorando muchas cosas diferentes; ese es su tiempo para agregar realmente creativamente a su base de conocimientos”, dice ella. “Para otros, puede ser un momento para crear enfoque y solo buscar en este tema durante el tiempo asignado”.
5. Programe tareas relacionadas juntas
Una vez que haya identificado sus principales prioridades y la información que necesita, dice Iyengar, la clave para mejorar la productividad es trabajar en tareas relacionadas en intervalos regulares. Al programar tareas similares una al lado de la otra en bloques de 30 minutos, es menos probable que te quedes atascado en una rutina mental o atascado por la sobrecarga de información, dice ella.
Moverse entre tareas no relacionadas, por otro lado, crea una carga cognitiva que puede inhibir la productividad. Iyengar entiende que, a veces, cambiar entre diferentes tareas es inevitable, pero reconocer el costo mental de la transición puede ayudar. “Cuando vaya a comenzar una nueva tarea, digamos que necesita aprender una nueva aplicación o necesita cargar un archivo nuevo de una manera nueva, incorpore el hecho de que habrá un costo de inicio para que no esté frustrada”, dice ella. “Porque una vez que las personas se frustran, en realidad pierden mucha energía debido a su frustración”.
El poder de las decisiones y la elección
Si bien la sobrecarga de información puede dificultar las decisiones diarias, Iyengar replantea nuestra capacidad de elegir como una herramienta poderosa. Al ayudarnos a determinar qué es útil y relevante, la elección nos libera para inventar y crear. “Podemos usar la elección para construir esas combinaciones más significativas de nuestras vidas”, dice ella. “Creo que ahí es cuando obtienes el verdadero poder de elección”.
El verdadero valor de la elección no es pararse frente a una máquina expendedora y hacer una selección, dice ella. Más bien, está diciendo: “Mira, tengo este problema. ¿Cómo puedo ahora imaginar una solución e implementarla de una manera que realmente marque la diferencia?”
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